10 Mar
Le monde du travail a fortement évolué au cours des dernières années. Plus de mobilité, de flexibilité, de réactivité… les attentes des entreprises et des salariés ont changé, les méthodes de travail et d’échanges également.
C’est dans ce contexte de digitalisation de son fonctionnement et notamment de la gestion des documents professionnels qu’Abalone a fait appel à la plateforme cloud LegalySpace pour gérer ses ressources et proposer des échanges dématérialisés avec ses client et salariés.
Voici les 10 raisons qui nous ont incité à utiliser une plateforme cloud pour gérer nos documents professionnels.
1. L’accessibilité
Avec l’émergence et la démocratisation du télétravail au sein de l’entreprise, pouvoir disposer de ses documents de travail n’importe où est devenu essentiel. Les plateformes cloud offrent justement aux collaborateurs, la possibilité d’échanger leurs documents en tout lieu et sur tout type d’appareil.
Il en va de même pour nos interlocuteurs extérieurs (clients, fournisseurs, intérimaires…), qui peuvent accéder librement aux documents qui leur sont envoyés.
Cette solution permet plus d’agilité et de mobilité tout en gardant une accessibilité complète aux documents professionnels. La seule contrainte, pour les salariés et autres collaborateurs, est d’avoir une connexion internet.
2. Le gain de temps
L’accessibilité et le partage de documents en temps réel engendre un véritable gain de temps pour nos collaborateurs et leurs interlocuteurs.
En effet, un document peut être ajouté ou supprimé en quelques clics, si cela n’est pas automatisé avec un logiciel métier. Les documents peuvent être stockés, consultés et même modifiés depuis la plateforme cloud par les personnes y ayant accès.
L’envoi et l’échange de documents sont également plus rapides et sécurisés que par simple mail, notamment si le document requiert une signature électronique : bulletin de paie, relevé d’heures, contrat de travail…
3. La collaboration
Le travail collaboratif est une priorité pour notre groupe. Passer par une plateforme Cloud pour gérer nos documents, donne un accès constant à tous les intervenants d’un projet, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise.
La collaboration entre les équipes en est donc facilitée, fluidifiée et renforcée. Cela se remarque d’autant plus au sein des services RH, qui nécessite un grand nombre d’échanges de documents et un fort suivi des démarches administratives.
4. L’évolutivité
L’un des plus grands avantages des solutions cloud, c’est leur capacité à pouvoir évoluer dans le temps. Nous avons configuré la plateforme de dématérialisation en fonction de nos besoins à l’instant T pour un déploiement progressif des fonctionnalités.
Par exemple, nous avons pu opter pour une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) en premier lieu, puis par la suite, avoir la possibilité d’envoyer et de faire signer des documents professionnels (contrat de travail, bulletin de paie, facture…) de façon dématérialisée et sécurisée.
La réactivité et la modulation de l’outil permet de répondre aux besoins évolutifs de notre groupe, en fonction de l’activité du moment.
5. La réduction des coûts
La flexibilité et l’évolutivité qui caractérise une plateforme cloud, nous permettent de ne payer que les ressources technologiques et les quantités consommées. De cette façon, il n’y a aucun frais caché et donc pas de mauvaises surprises.
Le cloud permet aussi d’alléger les coûts liés à la maintenance et à l’hébergement des données car ces derniers sont généralement gérés par les fournisseurs de services.
Nous économisons également sur le stockage des documents professionnels nécessitant un archivage encadré (bulletin de paie par exemple).
6. La rapidité d’installation
Les plateformes cloud étant dématérialisées, leur installation peut ne prendre que quelques minutes. Toutefois, les automatisations avec les différents logiciels métiers sont nécessaires, elles ont nécessité quelques jours.
Une fois la solution installée et sa configuration finalisée, la prise en main par les collaborateurs a été assez rapide. De plus, nous bénéficions d’une assistance technique assurée par LegalySpace, en cas de besoin.
7. La sécurité
En matière de gestion et stockage des données les réglementations sont nombreuses, se tenir informé des dernières conformités est une tâche ardue. Du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), à la sécurité informatique, en passant par la confidentialité des données, ces aspects sont des enjeux majeurs pour notre groupe.
Avoir recours à une plateforme cloud offre un sentiment de sécurité et de gouvernance, LegalySpace garantit la conformité et la sécurité des données grâce à des programmes complets et des mises à jour régulières.
Un autre avantage, tous nos collaborateurs bénéficient du même niveau de sécurité et de réglementation. Un poids en moins à gérer par notre prestataire informatique, qui peut se consacrer pleinement à ses missions principales.
8. La sauvegarde des données
La sauvegarde des données est une problématique majeure pour l’entreprise. L’intérêt de stocker et d’archiver ses documents professionnels sur une plateforme cloud c’est qu’ils sont sauvegardés et sécurisés de façon automatique, quoi qu’il se passe sur nos serveurs.
De plus, les modifications apportées aux documents se synchronisent en temps réel. Ainsi, nos équipes travaillent toujours sur les dernières versions des documents et peuvent y accéder en simultané.
En outre, d’un point de vue Ressources Humaines, cela permet à l’ensemble de nos salariés d’archiver et d’accéder à leurs bulletins de paie pendant 50 ans, ou jusqu’à leurs 75 ans.
9. La maintenance
Les serveurs des solutions cloud étant hors site, les mises à jour des systèmes n’incombent pas à notre prestataire informatique mais à LegalySpace.
Les mises à jour sont généralement automatiques et la maintenance est garantie. Faire appel à des plateformes cloud réduit donc significativement nos coûts de maintenance informatique.
Cela nous permet également d’avoir le même niveau de sécurité et de mise à jour pour toutes nos agences.
10. La diminution de l’empreinte carbone
En adéquation avec notre politique RSE, choisir de dématérialiser nos documents professionnels, c’est réduire notre empreinte carbone.
On le sait, les centres de données ont des taux d’émission de CO2 relativement élevés. En passant par une plateforme cloud, grâce à un stockage partagé et mutualisé des données, l’impact sur l’environnement est moindre.
En effet, plus besoin de stocker plusieurs fois le même document, celui-ci étant consultable par tous les utilisateurs autorisés. C’est ainsi, des espaces de stockage nécessaires moins importants pour l’entreprise et moins de serveurs individuels.
Gérez efficacement nos documents professionnels
Utiliser une plateforme cloud pour stocker et gérer nos documents professionnels présente de nombreux avantages, que ce soit pour notre groupe ou nos collaborateurs.
Aujourd’hui, le digital s’impose comme un levier de croissance incontournable. Il était donc indispensable de choisir les bons outils.
La solution LegalySpace a répondu à nos attentes pour automatiser, échanger, stocker et archiver tous nos documents professionnels. Avec une plateforme sécurisée, responsive et accessible depuis n’importe quel appareil, elle nous a offert une flexibilité optimale sur cette étape de notre transition numérique.