10 Mar
O mundo do trabalho mudou drasticamente nos últimos anos. Mais mobilidade, flexibilidade, capacidade de resposta... as expectativas das empresas e dos funcionários mudaram, assim como os métodos de trabalho e as trocas.
É neste contexto de digitalização do seu funcionamento e em particular da gestão de documentos profissionais que a Abalone recorreu à plataforma cloud LegalySpace para gerir os seus recursos e oferecer trocas desmaterializadas com os seus clientes e colaboradores.
Aqui estão os 10 motivos que nos levaram a usar uma plataforma de nuvem para gerenciar nossos documentos profissionais.
1. Acessibilidade
Com o surgimento e a democratização do teletrabalho dentro da empresa, poder ter os seus documentos de trabalho em qualquer lugar tornou-se essencial. As plataformas em nuvem oferecem aos funcionários a possibilidade de trocar seus documentos em qualquer lugar e em qualquer tipo de dispositivo.
O mesmo se aplica aos nossos contactos externos (clientes, fornecedores, trabalhadores temporários, etc.), que podem aceder livremente aos documentos que lhes são enviados.
Esta solução permite mais agilidade e mobilidade, mantendo total acessibilidade aos documentos profissionais. A única restrição, para funcionários e demais colaboradores, é ter conexão com a internet.
2. Economizando tempo
Acessibilidade e compartilhamento de documentos em tempo real gera uma economia real de tempo para nossos colaboradores e seus interlocutores.
Na verdade, um documento pode ser adicionado ou excluído em poucos cliques, se não for automatizado com software empresarial. Os documentos podem ser armazenados, visualizados e até editados na plataforma de nuvem por pessoas com acesso a eles.
O envio e troca de documentos também é mais rápido e mais seguro apenas por simples e-mail, em particular se o documento exigir Assinatura Eletrônica : folha de vencimento, declaração de horas, contrato de trabalho…
3. Colaboração
Le trabalho colaborativo é uma prioridade para o nosso grupo. Passar por uma plataforma Cloud para gerir os nossos documentos, dá uma acesso constante a todas as partes interessadas em um projeto, sejam elas internas ou externas à empresa.
A colaboração entre equipes é, portanto, facilitada, simplificada e fortalecida. é perceptível especialmente em departamentos de RH, o que requer um grande número de trocas de documentos e um forte acompanhamento dos procedimentos administrativos.
4. Escalabilidade
Uma das maiores vantagens das soluções em nuvem é sua capacidade de escalar ao longo do tempo. Configuramos a plataforma de desmaterialização de acordo com as nossas necessidades no momento T para um progressivo desdobramento das funcionalidades.
Por exemplo, pudemos optar por uma solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDM) primeiro, depois, tendo a possibilidade de enviar e fazer assinar os documentos profissionais (contrato de trabalho, recibo de vencimento, fatura, etc.) de forma eletrónica e segura.
La reatividade e a modulação da ferramenta permite atender às necessidades evolutivas do nosso grupo, dependendo da atividade do momento.
5. Redução de custos
La flexibilidade eescalabilidade que caracteriza uma plataforma cloud, permite-nos pagar apenas pelos recursos tecnológicos e pelas quantidades consumidas. Dessa forma, existe sem taxas escondidas e, por conseguinte sem surpresas ruins.
A nuvem também permitereduza os custos de manutenção e hospedagem dados porque geralmente são gerenciados por provedores de serviços.
Também economizamos no armazenamento de documentos profissionais que exigem um arquivamento emoldurado (contracheque, por exemplo).
6. A velocidade de instalação
As plataformas de nuvem sendo desmaterializadas, sua instalação pode levar apenas alguns minutos. No entanto, as automações com os diferentes softwares de negócios são necessárias, levaram alguns dias.
Uma vez que a solução foi instalada e sua configuração finalizada, ela foi rapidamente adotada pelos funcionários. Além disso, contamos com assistência técnica prestada por LegallySpace, se necessário.
7. Segurança
Em termos de gerenciamento e armazenamento de dados, existem muitos regulamentos, manter-se atualizado com as conformidades mais recentes é uma tarefa difícil. De Regulamentos Général sur la Protection des Données (RGPD), Para o segurança de TI, incluindo a confidencialidade dos dados, esses aspectos são grandes desafios para o nosso grupo.
O uso de uma plataforma de nuvem fornece uma sensação de segurança e para governo, LegalySpace garante conformidade e segurança de dados por meio de programas abrangentes e atualizações regulares.
Outra vantagem, todos os nossos funcionários se beneficiam do mesmo nível de segurança e regulação. Menos peso para ser gerenciado pelo nosso provedor de serviços de TI, que pode se dedicar integralmente às suas principais missões.
8. Backup de dados
La backup de dados é um grande problema para a empresa. A vantagem de armazenar e arquivar seus documentos profissionais em uma plataforma de nuvem é que eles são salvos e protegidos automaticamente, aconteça o que acontecer em nossos servidores.
Além disso, as alterações nos documentos são sincronizadas em tempo real. Assim, nossas equipes estão sempre trabalhando nas versões mais recentes dos documentos e podem acessá-los simultaneamente.
Além disso, do ponto de vista Recursos humanos, isso permite que todos os nossos funcionários arquivem e acessem seus contracheques por 50 anos, ou até completarem 75 anos.
9. Manutenção
Como os servidores das soluções em nuvem estão fora do local, as atualizações do sistema não são de responsabilidade do nosso provedor de TI, mas de LegallySpace.
As atualizações geralmente são automáticas e a manutenção é garantida. O uso de plataformas de nuvem, portanto, reduz significativamente nosso custos de manutenção do computador.
Também nos permite ter o mesmo nível de segurança e atualizações para todas as nossas agências.
10. Reduzindo a pegada de carbono
De acordo com nossa política de RSC, optar pela desmaterialização de nossos documentos profissionais significa reduzir nossa pegada de carbono.
Como sabemos, os data centers têm taxas de emissão de CO2 relativamente altas. Ao passar por uma plataforma de nuvem, graças ao armazenamento de dados compartilhados e agrupados, o impacto no meio ambiente é menor.
Com efeito, já não é necessário guardar várias vezes o mesmo documento, uma vez que pode ser consultado por todos os utilizadores autorizados. Assim, menos espaço de armazenamento necessário para a empresa e menos servidores individuais.
Gerencie com eficiência nossos documentos profissionais
Utilizar uma plataforma cloud para armazenar e gerir os nossos documentos profissionais tem muitas vantagens, quer para o nosso grupo, quer para os nossos colaboradores.
Hoje, o digital é uma alavanca de crescimento essencial. Portanto, era essencial escolher as ferramentas certas.
a solução LegallySpace atendeu às nossas expectativas para automatizar, trocar, armazenar e arquivar todos os nossos documentos profissionais. Com uma plataforma segura e responsiva acessível a partir de qualquer dispositivo, nos ofereceu flexibilidade ideal nesta etapa de nosso transição digital.