10 Mar
De wereld van werk is de afgelopen jaren ingrijpend veranderd. Meer mobiliteit, flexibiliteit, reactievermogen... de verwachtingen van bedrijven en werknemers zijn veranderd, net als werk- en communicatiemethoden.
Het is in deze context van de digitalisering van zijn werking en in het bijzonder het beheer van professionele documenten dat Abalone een beroep deed op het LegalySpace-cloudplatform om zijn middelen te beheren en gedematerialiseerde uitwisselingen met zijn klanten en werknemers aan te bieden.
Hier zijn de 10 redenen die ons ertoe hebben aangezet om een cloudplatform te gebruiken om onze professionele documenten te beheren.
1. Toegankelijkheid
Met de opkomst en democratisering van telewerk binnen het bedrijf, is het essentieel geworden om overal over uw werkdocumenten te kunnen beschikken. Cloudplatforms bieden medewerkers de mogelijkheid om overal en op elk type apparaat hun documenten uit te wisselen.
Hetzelfde geldt voor onze externe contacten (klanten, leveranciers, uitzendkrachten, enz.), die vrij toegang hebben tot de documenten die hen worden toegestuurd.
Deze oplossing zorgt voor meer wendbaarheid en mobiliteit terwijl de volledige toegankelijkheid van professionele documenten behouden blijft. De enige beperking, voor werknemers en andere medewerkers, is een internetverbinding.
2. Tijd besparen
Toegankelijkheid en real-time delen van documenten levert een echte tijdsbesparing op voor onze medewerkers en hun gesprekspartners.
Een document kan inderdaad met een paar klikken worden toegevoegd of verwijderd, als dat niet het geval is geautomatiseerd met bedrijfssoftware. Documenten kunnen worden opgeslagen, bekeken en zelfs bewerkt vanaf het cloudplatform door mensen die er toegang toe hebben.
Het verzenden en uitwisselen van documenten is dat ook sneller en veiliger alleen per eenvoudige e-mail, in het bijzonder als het document dit vereist elektronische handtekening : loonstrook, urenstaat, arbeidsovereenkomst…
3. Samenwerking
Le samenwerkingswerk is een prioriteit voor onze groep. Door een cloudplatform gaan om onze documenten te beheren, geeft een constante toegang aan alle belanghebbenden in een project, zowel intern als extern aan het bedrijf.
De samenwerking tussen teams wordt hierdoor gefaciliteerd, gestroomlijnd en versterkt. Het is merkbaar vooral op HR-afdelingen, waarvoor een groot aantal uitwisselingen van documenten en streng toezicht op de administratieve procedures nodig zijn.
4. Schaalbaarheid
Een van de grootste voordelen van cloudoplossingen is hun vermogen om in de loop van de tijd te schalen. We hebben het dematerialisatieplatform geconfigureerd volgens onze behoeften op dit moment voor een geleidelijke implementatie van de functionaliteiten.
Zo konden we kiezen voor een oplossing van Elektronisch documentbeheer (EDM) eerst en daarna de mogelijkheid hebben om professionele documenten (arbeidsovereenkomst, loonstrook, factuur, enz.) op een gedematerialiseerde en veilige manier te verzenden en te laten ondertekenen.
La reactiviteit en modulatie van de tool maakt het mogelijk om te voldoen aan de evoluerende behoeften van onze groep, afhankelijk van de activiteit van het moment.
5. Kostenreductie
La flexibiliteit enschaalbaarheid dat kenmerkend is voor een cloudplatform, stelt ons in staat om alleen te betalen voor de technologische middelen en de verbruikte hoeveelheden. Op deze manier is er geen verborgen kosten en dus geen nare verrassingen.
De cloud laat het ook toeonderhouds- en hostingkosten verlagen gegevens omdat deze meestal worden beheerd door dienstverleners.
We besparen ook op de opslag van professionele documenten die een ingelijste archivering (loonstrook bijvoorbeeld).
6. De snelheid van installatie
Omdat cloudplatforms gedematerialiseerd zijn, kan hun installatie slechts enkele minuten duren. De automatiseringen met de verschillende bedrijfssoftware zijn echter noodzakelijk, ze hebben een paar dagen geduurd.
Nadat de oplossing was geïnstalleerd en de configuratie was voltooid, werd deze vrij snel overgenomen door de medewerkers. Bovendien profiteren we van technische assistentie van LegallySpace, indien nodig.
7. Beveiliging
Op het gebied van databeheer en -opslag is er veel regelgeving, op de hoogte blijven van de laatste compliances is een moeilijke taak. Van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Voor het IT beveiliging, met inbegrip van de vertrouwelijkheid van gegevens, vormen deze aspecten grote uitdagingen voor onze groep.
Het gebruik van een cloudplatform geeft een gevoel van veiligheid en bestuur, zorgt LegalySpace voor naleving en gegevensbeveiliging door middel van uitgebreide programma's en regelmatige updates.
Nog een voordeel, al onze medewerkers profiteren van de hetzelfde niveau van veiligheid en regelgeving. Minder gewicht voor onze IT-dienstverlener, die zich volledig kan wijden aan zijn hoofdtaken.
8. Back-up van gegevens
La gegevensback-up is een groot probleem voor het bedrijf. Het voordeel van het opslaan en archiveren van uw professionele documenten op een cloudplatform is dat ze automatisch worden opgeslagen en beveiligd, wat er ook gebeurt op onze servers.
Bovendien worden wijzigingen in documenten gesynchroniseerd in realtime. Onze teams werken dus altijd aan de nieuwste versies van documenten en hebben er tegelijkertijd toegang toe.
Bovendien, vanuit een oogpunt Menselijke hulpbronnen, hierdoor kunnen al onze medewerkers hun loonstroken 50 jaar of tot hun 75ste archiveren en inzien.
9. Onderhoud
Aangezien de servers van de cloudoplossingen off-site staan, zijn systeemupdates niet de verantwoordelijkheid van onze IT-provider, maar van LegallySpace.
Updates zijn meestal automatisch en onderhoud is gegarandeerd. Het gebruik van cloudplatforms verlaagt onze kosten dus aanzienlijk kosten voor computeronderhoud.
Het stelt ons ook in staat om hetzelfde niveau van beveiliging en updates te hebben voor al onze agentschappen.
10. Verkleinen van de ecologische voetafdruk
In lijn met ons MVO-beleid betekent de keuze om onze professionele documenten te dematerialiseren onze ecologische voetafdruk verkleinen.
Zoals bekend hebben datacenters een relatief hoge CO2-uitstoot. Door via een cloudplatform te gaan, dankzij gedeelde en gepoolde dataopslag, is de impact op de omgeving minder.
Het is immers niet langer nodig om hetzelfde document meerdere keren op te slaan, aangezien het door alle bevoegde gebruikers kan worden geraadpleegd. Dit is zo, minder opslagruimte nodig voor het bedrijf en minder individuele servers.
Beheer onze professionele documenten efficiënt
Het gebruik van een cloudplatform om onze professionele documenten op te slaan en te beheren, heeft veel voordelen, zowel voor onze groep als voor onze medewerkers.
Vandaag de dag is digitaal een essentiële hefboom voor groei. Het was daarom essentieel om de juiste tools te kiezen.
de oplossing LegallySpace voldeed aan onze verwachtingen om al onze professionele documenten te automatiseren, uit te wisselen, op te slaan en te archiveren. Met een veilig, responsief platform dat toegankelijk is vanaf elk apparaat, bood het ons optimale flexibiliteit in deze fase van ons digitale transitie.